Hoe kun je vlot thuiswerken? Dat is een vraag die zich vandaag meer dan ooit opdringt. Je moet niet meer pendelen, da’s handig. Maar al je meetings zijn vanaf nu virtueel. Niet zo handig … Wat zijn de valkuilen van (langdurig) thuiswerken? En vooral: hoe vermijd je ze?
Dat thuiswerken ook voordelen heeft, dat wisten we al. Je wordt bijvoorbeeld niet gestoord door collega’s die toevallig voorbij lopen en een babbeltje slaan. Je kan dus gefocust werken en veel gedaan krijgen, hoera! Maar misschien zou er uit dat terloopse gesprek wel iets nuttigs gekomen zijn. Dé oplossing voor het probleem van die ene klant, bijvoorbeeld. De eerste uitdaging: hoe houd je het spontaan?
Virtuele koffie
Het spontane praatje in de wandelgangen is niet alleen belangrijk voor de moraal. Het zorgt er ook voor dat je team op dezelfde golflengte zit. Zo blijf je ideeën uitwisselen. Als iedereen alleen achter zijn of haar scherm zit, dreigen de radertjes stil te vallen. Daarom is het belangrijk om contact te houden met je collega’s. Je kan bijvoorbeeld een virtuele koffiepauze houden. Of je nu via Microsoft Teams, Zoom of Google Meet werkt, elkaar af en toe spreken in een ongedwongen context is goed voor de mentale gezondheid én voor de creativiteit.
En je moet natuurlijk niet alleen over werk praten. Ergens naartoe geweest dit weekend? Nogal onwaarschijnlijk als je niet mag buitenkomen, maar je begrijpt het wel. Small talk hoort erbij, en je spelletje Monopoly levert (soms) ook interessante verhalen op.
Een plan van aanpak
Ongedwongen communiceren, allemaal goed en wel. Maar hoe zorg je er dan voor dat de communicatie niet stilvalt? Het is ook slim om wat structuur op te zetten. Hoe vaak zitten jullie samen om bij te praten? Hoe regelmatig geef je updates, wie houdt wat in de gaten …? Zaken om in het oog te houden. Leg ze dan ook semi-formeel vast. De frequentie van je meetings kan mettertijd natuurlijk veranderen, maar dat is geen probleem. De houvast is al genoeg om de boel draaiende te houden. En vooral: zo staan alle neuzen altijd in dezelfde richting.
Transparante top-down communicatie
Als werknemer is het soms koffiedik kijken. Wat wordt er besproken achter gesloten deuren? Vooral in tijden van onzekerheid is het belangrijk dat je medewerkers weten waar ze aan toe zijn. Het is dus cruciaal dat managers en bestuursleden veel en vaak communiceren. Stuur een extra nieuwsbrief, laat managers hun team informeren … Transparantie is altijd een goede communicatiestrategie. Wanneer iedereen thuiswerkt, is het nog belangrijker om iedereen op de hoogte te houden van uitdagingen, beslissingen, nieuwe ontwikkelingen en maatregelen.
Tools
Welke toepassingen vergemakkelijken de communicatie? Enkele zijn al vermeld: Teams, Google Meet en Zoom. Maar er zijn nog tools die je kan gebruiken om werken op afstand te vereenvoudigen.
Slack bijvoorbeeld: een toepassing om te chatten, bestanden te delen en zelfs je werk te organiseren. Je kan de app opdelen in verschillende kanalen. Zo kunnen teamleden met elkaar communiceren over aparte projecten zonder iedereen lastig te vallen. Handig!
Het is ook belangrijk dat je efficiënt samen kan werken. Daarvoor kun je gebruik maken van cloudtoepassingen zoals Google Drive. In hetzelfde bestand kunnen werken is echt essentieel als je er met meerdere personen verantwoordelijk voor bent. Zo heeft iedereen altijd de nieuwste versie. Maar het allerbelangrijkste is natuurlijk dat die lastige collega je hele document vol kan zetten met opmerkingen en suggesties. Alleen maar constructieve feedback, uiteraard.
Heb je nog vragen? Contacteer ons. We beloven dat we spaarzaam zijn met onze opmerkingen, echt waar!