Best practices voor een duidelijke out-of-office

Een goede out-of-office (OOO) is essentieel, of je nu een paar dagen offline gaat voor een vakantie, een werkreis, of om ongestoord aan een project te werken. Het schept duidelijkheid en voorkomt frustratie bij de ontvanger. Maar wat maakt een OOO-bericht nu echt effectief?

Hier zijn de best practices op een rij.

1. Wees duidelijk over je afwezigheid

Geef aan vanaf wanneer je afwezig bent en wanneer je weer terug bent. Vermijd vage termen als “een paar dagen” of “volgende week”.

Voorbeeld:

Ik ben afwezig van 1 juli tot en met 10 juli en ben weer bereikbaar vanaf 11 juli.

2. Laat weten of je je e-mail leest

Sommige mensen checken sporadisch hun e-mail, anderen zijn volledig offline. Communiceer dit duidelijk.

Voorbeeld:

Tijdens mijn afwezigheid lees ik mijn e-mail niet.

Of:

Ik lees mijn e-mail beperkt en reageer alleen op dringende berichten.

3. Geef een alternatief contactpersoon (indien mogelijk)

Zorg voor continuïteit door een collega aan te wijzen die jouw zaken tijdelijk overneemt. Vermeld een naam, e-mailadres en eventueel een telefoonnummer.

Voorbeeld:

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega Sarah Janssens via sarah.janssens@bedrijf.com of 0456-123456.

4. Gebruik een professionele toon, met een persoonlijke touch

Je hoeft niet kil of robotachtig te klinken. Een korte vriendelijke noot maakt je bericht sympathieker.

Voorbeeld:

Dank voor je bericht! Ik ben er even tussenuit om op te laden, en hoop dat jij ook een mooie zomer hebt.

5. Voorkom overbodige informatie

Houd het kort en to the point. Niemand heeft baat bij een verhaal over je exacte vakantieplanning.

6. Pas je taalgebruik aan je doelgroep aan

Heb je vooral externe klanten? Hou het dan formeler. Is het voor interne collega’s? Dan mag het wat luchtiger.

7. Zorg dat je OOO op tijd aanstaat én ook weer uitgaat

Stel het bericht automatisch in met begin- en einddatum, zodat je het niet vergeet. Niemand wil een OOO ontvangen als je allang weer op kantoor bent.

Voorbeeld van een sterk OOO-bericht:

Onderwerp: Afwezig tot 11 juli

Bedankt voor je bericht. Ik ben afwezig van 1 tot en met 10 juli en heb in deze periode geen toegang tot mijn e-mail.

Voor dringende zaken kun je contact opnemen met mijn collega Mark Desmet via mark.desmet@bedrijf.com.

Ik reageer zo snel mogelijk na mijn terugkeer.

Met vriendelijke groet,[Jouw Naam]

Een goed out-of-officebericht is een kleine moeite, maar voorkomt veel misverstanden. En wie weet: misschien inspireer je collega’s om het ook beter te doen.

📌 Wist je dat IBIS communications op volle kracht op post blijft tijdens de vakantie? Laat ons weten waarmee we je kunnen helpen!